Docuknox

Cos'è Docuknox ?


Docuknox è un sistema di gestione documentale in grado di archiviare e conservare tutta la documentazione dell’azienda: documenti, immagini, moduli, allegati, note, modelli e quant’altro.

Docuknox sostituisce in toto la tradizionale archiviazione dei documenti su cartelle condivise garantendo una maggiore flessibilità nella gestione e nel controllo degli accessi.

Realizzato in tecnologia web, permette la consultazione e la fruizione dei documenti anche da postazioni remote.

Funzioni

1. Catalogazione dei documenti per Business Unit, Tassonomia (tipologia di documento), Stato, Keyword.

DocuKnox permette di catalogare i documenti organizzandoli in strutture gerarchiche in grado di modellare sia l'organizzazione gerarchica dell'azienda che quella logica dei documenti che deve poter gestire.

 

Le strutture organizzative dei documenti sono:

 

Business Unit

La gestione delle Business Units permette di riprodurre nel sistema la struttura gerarchica che descrive l’organizzazione dell’azienda o delle aziende di un gruppo.

 

Tassonomie

La tassonomia (dal greco taxis, "ordinamento", e nomos, "norma" o "regola") è la struttura che realizza la classificazione gerarchica dei documenti archiviati nel sistema.

 

Stati

Il sistema permette la gestione degli stati che possono essere associati ad ogni documento per descriverne una particolare condizione: nuovo, approvato, revisionato, annullato, etc.

Il passaggio di stato è solitamente legato ad azioni eseguite dall’utente sui documenti.

 

Keywords

DocuKnox permette l’assegnazione di tags (anche denominati keywords) ai documenti.

Associando uno o più tag sarà possibile “annotare” ogni documento facilitandone la successiva ricerca.

 

2. Gestione granulare della sicurezza tramite utenti, gruppi e ruoli.

esempio

Utenti e gruppi

DocuKnox permette la creazione e la gestione degli utenti che hanno diritto di accesso al sistema.

 

Ogni utente può appartenere ad uno o più gruppi.

 

Il gruppo definisce l’insieme delle tassonomie e delle business unit sulle quali ogni appartenente ha uno o più diritti di accesso fra:

- Visualizzazione
- Inserimento
- Modifica
- Cancellazione
- Modifica attributi estesi

 

Ruoli

I ruoli descrivono quali funzionalità, fra tutte quelle presenti nel sistema, sono accessibili da ogni utente. Ogni utente può essere associato ad uno o più ruoli.

 

3. Possibilità di creare degli “attributi estesi” da associare ad ogni tipologia di documento.

Docuknox permette la creazione di un numero arbitrario di “attributi estesi”, ovvero di attributi che possono essere utilizzati per arricchire le informazioni a corredo di un documento.

 

Per ogni attributo è possibile definire:

- il tipo (testo, numero intero, numero con decimali, importo, indirizzo email, lista di valori, dati da tabella esterna)

- la regola di validazione

- il valore di default

- l’obbligatorietà

- la ricercabilità

- la modificabilità (permette di lasciare che solo una certa categoria di utenti possa modificare gli attributi estesi)

 

 

Per ogni tassonomia è possibile definire quali, fra tutti gli attributi estesi configurati, debbano essere associati ai vari documenti.

 

Per la tassonomia “fatture" si potranno associare, ad esempio, i campi “Fornitore” e “Importo” mentre magari per la tassonomia “Parco Auto”, il campo “Targa”.

 

L’associazione degli attributi estesi è inoltre possibile per le Business Unit, così da poter personalizzare a piacimento anche la struttura organizzativa.

 

4. Funzionalità di lock e unlock dei documenti.

esempio

Lock, Unlock

 

Ogni utente può mettere in stato di Lock uno o più documenti. 

Un documento in stato di Lock non può essere modificato in alcun modo da nessun altro utente: non si può eliminare né si possono creare revisioni o modificare gli attributi estesi.

 

CheckIn, CheckOut

 

Le nuove revisioni vengono create con l’utilizzo delle funzionalità di checkin e checkout.

La prima permette di scaricare un documento impedendo ulteriori modifiche sul sistema da parte degli altri utenti.

La seconda permette invece il caricamento del documento aggiornato e la creazione della nuova revisione in Docuknox.

 

5. Gestione delle revisioni e auditing

Ogni documento caricato in DocuKnox non è più modificabile in alcun modo così da garantirne l’integrità.

 

Docuknox permette comunque di memorizzare nuove revisioni del documento mantenendo le vecchie versioni in un archivio storico. Ogni versione rimarrà sempre consultabile e scaricabile dal sistema.

 

Il sistema memorizzerà un log di tutte le attività che vengono eseguite su ogni documento, permettendo di quindi di ricostruirne agevolmente la storia.

 

6. Possibilità di associare note e appunti ai documenti.

esempio

Nella scheda di dettaglio di un documento è possibile inserire delle annotazioni a corredo del documento stesso.

 

Tali annotazioni verranno storicizzate e mantenute anche nel caso di creazione di una nuova versione di un documento. 

7. WorkFlow approvativo

DocuKnox dispone di un motore di workflow approvativo integrato.

Tramite un editor grafico è possibile creare complessi flussi approvativi.

Il motore di workflow permette:

  • l'esecuzione di operazioni sui documenti (spostamenti, cambiamenti di stato, valorizzazione di attributi estesi, etc)
  • la verifica di condizioni sulle informazioni dei documenti (es, la verifica se una fattura ha un importo superiore ad una determinata soglia)
  • l'esecuzione di query arbitrarie su database esterni
  • l'invio di email di notifica
  • la gestione di escalation automatiche in caso di mancata presa in carico di un task

8. Fascicolazione e Spooling

esempio

Fascicolazione

Docuknox permette la creazione di “fascicoli” che rappresentano la raccolta di più documenti legati logicamente fra di loro.

Tramite il fascicolo sarà possibile, navigando i legami fra un documento ed un altro, accedere rapidamente a tutti gli oggetti che compongono il fascicolo stesso.

 

Spooling

Docuknox permette la creazione di un documento di Spool, ovvero di un documento che funge da indice verso un elenco di altri documenti.

Uno spool può essere utile, ad esempio, per raccogliere insieme tutte le PEC importate all'interno di una stessa giornata, in modo da poterle stampare tutte in una sola volta.

 

La differenza sostanziale fra la Fascicolazione e lo Spooling è che la Fascicolazione è un insieme di legami fra un documento e un'altro mentre uno Spool è esso stesso un documento composto dalla concatenazione di tutti i documenti che lo ne fanno parte.

 

 

9. Gestione "Quote" personalizzabili per ogni utente.

esempio

DocuKnox conserva una traccia dello spazio occupato dai documenti caricati da ogni utente applicativo rendendo possibile limitare la dimensione massima dello spazio occupabile da ogni singolo utilizzatore.

10. Manuale d'uso ed help online.

esempio

Tutto l'applicativo dispone, oltre al manuale d'uso, di una funzionalità di help online contestuale che guiderà l'utente nell'esecuzione di ogni specifica funzionalità che stia provando ad eseguire.

Vantaggi

  • Soluzione completa ed efficace
  • Modularità e scalabilità
  • Semplicità d’uso
  • Tempi di avviamento rapidi
  • Tecnologicamente all’avanguardia
  • Estrema attenzione alla sicurezza dei dati e documenti
  • Ottimo rapporto prezzo/prestazioni

Acquisizione documenti da:

  • Interfaccia web
  • Scanner
  • Account email (standard e pec)
  • Filesystem
  • Webservices

Esportazione documenti su:

  • CD autoconsultante
  • Sistemi di conservazione sostitutiva

Ricerca

Docuknox mette a disposizione dell’utente un potente motore di ricerca che permette la selezione dei documenti tramite tutti i possibili attributi utilizzabili quali:

  • Tassonomie
  • Business Unit
  • Stato
  • Protocollo
  • Data di Acquisizione
  • Attributi Estesi
  • Tags/Keywords

In aggiunta, DocuKnox è in grado di eseguire un’accurata ricerca di tipo full text all’interno del contenuto dei documenti stessi, grazie anche al potente motore OCR integrato.

CHIUDI